Stap 3: Zoekteam opzetten
Of er nu wel of geen melding gemaakt is bij de politie: het opzetten van een zoekteam vergt enige coördinatie omdat er veel zaken tegelijk gaan spelen en dit goed vastgelegd moet worden. Dit zodat het duidelijk en overzichtelijk is wat er allemaal gedaan is tijdens de zoekacties. De eerste stap is dan natuurlijk een coördinator aan te stellen. De hieronder genoemde zaken kunnen de coördinator helpen structuur en overzicht te creëren.
Zoekteam opzetten
1. Zoekteam samenstellen
Sluit mensen uit die je niet vertrouwt of waar je niet op kan terugvallen. Hierdoor stel je een betrouwbare groep samen die dezelfde motivatie hebben.
Je kan tijdens het zoeken in situaties terechtkomen die niet bestemd zijn voor kinderen.
Een grote hoeveelheid mensen komt niet altijd ten goede aan een zoekactie. Bij het zoeken naar een vermiste geldt niet altijd: hoe meer, hoe beter.
Met een open oproep op (sociale) media verlies je de controle en krijg je vaak massale (media)aandacht die je op dit moment misschien nog niet wilt. Vraag daarom mensen persoonlijk of in besloten groepen om te komen helpen.
Coördineer de zoekactie vanuit deze vaste plek indien mogelijk.
2. Communiceer duidelijk
Je kan de gegevens van de helpende mensen bijhouden in het onderstaande formulier.
Dit kan worden gebruikt als de rollen en taken worden verdeeld. Hierdoor worden kwaliteiten benut. Is iemand bijvoorbeeld minder in staat om lange afstanden te lopen, maar is deze persoon communicatief wel sterk? Dan is het verstandig om deze persoon niet te laten zoeken maar om hem of haar bijvoorbeeld als aanspreekpunt aan te wijzen.
Spreek met elkaar af via welk kanaal er wordt gecommuniceerd. WhatsApp kan hiervoor een handige tool zijn. Ook is het bijvoorbeeld verstandig om één of meerdere aanspreekpunten aan te wijzen.
Het komt niet vaak voor dat een vermissing (massale) media-aandacht krijgt. Mocht dit wel het geval zijn, stel hier dan een aanspreekpunt voor aan. Verwijs alle media door naar dit aangewezen aanspreekpunt. Lees hier tips voor het omgaan met (social) media.
3. Verdeel rollen en taken
Bij het zoeken naar een vermiste zijn er verschillende soorten rollen en taken die verdeeld kunnen worden. Zo kunnen er mensen gaan zoeken in gebieden zelf. Maar ook kunnen er taken worden uitgevoerd, zoals het verspreiden van flyers. In stap 4 lees je hoe deze specifieke acties zorgvuldig uitgevoerd kunnen worden, maar begin nu eerst met het maken van verdeling.
Het is belangrijk dat er iemand wordt aangewezen die het zoekteam aanstuurt en de zoekactie coördineert. De coördinator gaat niet mee zoeken, maar houdt overzicht gedurende het hele zoekproces. De coördinator weet wie waar mee bezig is, verzamelt informatie en communiceert relevante informatie met het zoekteam.
Hierbij is het belangrijk om gebruik te maken van de kwaliteiten van alle helpende mensen. Is iemand bijvoorbeeld niet zo goed ter been? Dan is het niet verstandig om deze persoon een gebied te laten doorzoeken, maar deze persoon kan wel navraag doen in de omgeving.
Het is verstandig om niet alleen te zoeken in gebieden en samen met iemand een taak uit te voeren. Je kan terugvallen op de persoon of personen binnen je groep en samen acties uitvoeren. Klik op de onderstaande downloadknop om een formulier te downloaden waarin je een overzicht van de groepen kunt bijhouden.
Het kan voorkomen dat steeds meer mensen komen helpen, zeker als de vermissing langer duurt. Dan is het verstandig om één of meerdere subcoördinatoren aan te wijzen. Zij kunnen de coördinator ondersteunen of een specifiek onderdeel op zich nemen, zoals het toewijzen van zoekgebieden.
Hierdoor is de politie op de hoogte van jullie plannen en acties. De politie gaat wellicht ook opsporingsactiviteiten uitvoeren. Het is van cruciaal belang om jullie activiteiten af te stemmen met die van de politie. Meer informatie over de werkwijze van de politie tijdens een vermissing lees je hier.
4. Info bijhouden
Het is voor jullie eigen zoekactie maar ook voor de politie belangrijk dat informatie goed wordt bijgehouden. Wijs één of meerdere mensen aan die alle informatie verzamelen en structureren, bijvoorbeeld de (sub)coördinator.
Houd in een logboek bij welke activiteiten er worden of zijn uitgevoerd en welke bevindingen deze activiteiten hebben opgeleverd. Onderstaand formulier kan je hiervoor gebruiken.
Houd bij als er een tip binnenkomt, wanneer de tip is binnengekomen, door wie de tip is gemeld, door wie de tip is ontvangen en wat er met de tip is gedaan. Onderstaand formulier kan je hiervoor gebruiken.
Houd vanaf nu in een lijst bij met wie je hebt gesproken, wanneer je deze persoon hebt gesproken en in het kort wat deze persoon heeft verteld. Mocht een persoon een concrete tip hebben, vermeld dit dan ook in het formulier met de tips.
Houd op een kaart bij welke gebieden er zijn doorzocht. Dit kan je met een stift tekenen op een geprinte kaart van het gebied. Je kan eventueel ook op de kaart met icoontjes bijhouden waar bijvoorbeeld flyers zijn opgehangen en camerabeelden zijn verzameld.
Dringend advies
Een vermiste kan bijvoorbeeld gewond of verward worden teruggevonden. Het gebeurt niet vaak, maar het komt ook voor dat een vermist persoon niet levend wordt teruggevonden.
We raden af om in te gaan op tips van ‘voelers’, ‘mediums’ en ‘paragnosten’ die binnenkomen. Dit soort informatie heeft nog maar zelden tot nooit geleid tot het terugvinden van een vermiste persoon.
De vermiste kan contact opnemen of mensen die helpen zoeken kunnen belangrijke informatie sturen of nodig hebben.
Dit voorkomt onduidelijkheden die zich bij online communicatie kunnen voordoen. Natuurlijk kan je tijdens de acties wel online middelen gebruiken, zoals WhatsApp. Maar kom na een actie weer fysiek bij elkaar om het te bespreken en een andere actie te bepalen.
Deze organisaties kunnen je ongevraagd benaderen. De werkwijze en intenties van deze organisaties verschillen per organisatie. Wordt je benaderd door een organisatie? Bedenk dan goed of dat iets is waar je op dat moment behoefte aan hebt en of het een geschikte organisatie is. Laat je bijvoorbeeld niet verrassen op financieel gebied. Eventueel kan je navraag doen bij de politie of zij de organisatie kennen.